名古屋市南区の行政書士 西尾直記行政書士事務所のホームページです。

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内容証明郵便の作成に関することで
お困りのことがございましたらお気軽にご相談下さい!
当事務所ではe内容証明(電子内容証明サービス)も利用しています。

内容証明郵便作成画像


内容証明郵便について


内容証明郵便とは、「誰が、どういう内容の文書を、いつ、誰に、差し出したか」ということを郵便局が証明してくれるというものですが、証明という効果が生じるだけではなく、内容証明郵便を受け取った相手方に心理的な圧力を加えるという効果も生じます。

内容証明郵便は、商品代金を請求する場合、クーリング・オフにより契約を解除する場合など、法律的トラブルの初期段階においてよく利用されています。



内容証明郵便の作成方法


1.用紙

差し出し郵便局における文書の保存期間が5年と定められていることから、感熱紙など5年間の保存に耐えない用紙は使用できませんが、その他の制約はありません。


2.使用できる文字

・ かな(ひらがな、カタカナ)
・ 漢字
・ 数字
・ 英字(氏名、会社名、地名などの固有名詞に限る)
・ 括弧
・ 句読点
・ その他一般に記号として使用されるもの


3.字数・行数の制限

1枚の文書に書くことができる文字数が定められていることから、以下の字数・行数制限に従います。

(縦書きの場合)
1行20字以内 1枚26行以内
(横書きの場合)
1行20字以内 1枚26行以内、1行13字以内 1枚40行以内、1行26字以内 1枚20行以内

 文書が2枚以上になったときは、そのつづり目に差し出し人の契印を押します。

4.字数の計算方法

・ 括弧は上下(横書きの場合は左右)を合わせて1字とし、上(横書きの場合は左)の括弧の属する行の字数に算入します。
・ 句読点と記号は、1個を1字とします。
・ 文字や数字を円、三角形、四角形などの簡単な枠で囲んだものは、各文字および枠(1字)の合計で計算します。ただし、文中の序列を示す記号として使用されているものについては、全体として1字と計算します。
・ 文中や記号に傍点や下線などを施したものは、傍点や下線などを含めた全体を1字として計算します。


5.訂正方法

間違えたところに2本線を引き、正しい文字を書き加え、欄外または末尾の余白に「何行目何字削除、何字加入」と書いて、差し出し人の印を押します。


6.差し出し人および受取人の住所・氏名の記載

差し出し人及び受取人の住所・氏名を文書の冒頭か最後に記載します。
差し出し人の押印に関しては、法律上必要とされているわけではありませんが、本人の意思で作成されたということを示し、信用度を高めるというねらいから押印した方が良いでしょう。


7.タイトル

タイトルはつけなくてもかまいませんが、通知書、通告書などのタイトルをつけておけば、受取人である相手方に与えるインパクトは大きいでしょう。


8.同じ内容の文書を3通作成する(受取人用、差し出し人保管用、郵便局保管用)

コピーやパソコンによるプリントアウトが便利です。


9.封筒

市販されている封筒の表側に受取人の住所・氏名(内容証明の文書に記載した住所・氏名と同じ)を記載し、裏側に差し出し人の住所・氏名(内容証明の文書に記載した住所・氏名と同じ)を記載します。

 封筒は封をしないまま、文書3通と共に郵便局へ持って行きます。
 内容証明の文書以外(資料など)を同封することはできません。


内容証明郵便の差し出し方法


1.内容証明郵便を取り扱う郵便局を調べます

集配郵便局、郵便事業会社が定める無集配郵便局が内容証明郵便を取り扱っていますが、よくわからない場合は、最寄りの郵便局に尋ねて下さい。

2.郵便局での手続き方法

内容証明の文書3通と封のしていない封筒を提出します。

配達証明の依頼をします。
 後日、差し出し人に郵便物配達証明書が郵送されてきますが、これは、内容証明郵便がいつ配達されたかの証拠になるものですので大切に保管して下さい。

郵便局員が内容証明の文書を審査します。
 このとき、訂正印が必要となるかもしれませんので、念のため差し出し人の印鑑を持参して下さい。

審査が通った後、1通は封筒に入れて受取人へ郵送ということになりますが、残る2通は差し出し人と郵便局が保管をすることとなります。

最後に、郵便料金を支払い、書留・配達記録郵便物等受領証を受け取れば、手続きは終了です。
 書留・配達記録郵便物等受領証は、内容証明郵便を閲覧するとき、再度証明をしてもらうとき、内容証明郵便が受取人に配達されなかった場合の損害賠償請求をするときに必要となりますので大切に保管して下さい。


内容証明郵便にしなければならない場合


・ 債権譲渡の通知を出す場合
・ 債権放棄の通知を出す場合
・ 契約解除の通知を出す場合


内容証明郵便が適さない場合


・ 相手に誠意がみられる場合
・ トラブル解決後も相手と交際を続けたい場合
・ 差し出し人に落ち度がある場合
・ 相手が倒産しそうな場合
・ 相手の振り出した手形が不渡りになった場合



西 尾 直 記 行 政 書 士 事 務 所 
名古屋市南区豊二丁目14番6号 宝マンション神宮南105号
地     図
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